Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich
Szczegóły informacji
Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich
Niniejszy dokument jest wersją archiwalną.
Informacja ogłoszona dnia 2009-02-25 13:07:55 przez Użytkownik wprowadzający dane archiwalne
Akapit nr - brak tytułu
Sekretariat Starosty Kętrzyńskiego
Sekretarka Emilia Schmidt tel. 89 751 75 00, pok 52
Sprawy organizacyjne i obywatelskie
Katarzyna Rudnik tel. 89 751 17 32, pok 15
1. Dokonywanie analiz zawartych umów i wystawianych na ich podstawie faktur oraz opisywanie merytoryczne faktur dot. zużycia mediów i wykonanych usług na rzecz Starostwa.
2. Administrowanie ruchomościami Starostwa Powiatowego i Skarbu Państwa m. in.:
a. prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia w systemie finansowo-księgowym,
b. dokonywanie przemieszczeń i likwidacji sprzętu,
c. dokonywanie oznakowania środków trwałych i wyposażenia,
d. współpraca ze Skarbnikiem Powiatu w organizowaniu okresowych spisów z natury,
e. przeprowadzanie okresowych kontroli mienia użytkowanego w Starostwie,
f. prowadzenie gospodarki samochodowej.
3. Prowadzenie gospodarki zaopatrzeniowej w ramach zamówień publicznych :
a. wyłanianie dostawców w ramach zamówień publicznych,
b. zbieranie potrzeb i analizowanie poziomu zużycia materiałów biurowych,
c. prowadzenie ewidencji zużycia materiałów przez poszczególne wydziały,
d. realizacja zamówień na materiały biurowe,
e. dokonywanie zakupów poza trybem zamówień publicznych, w przypadkach prawnie uzasadnionych,
f. prowadzenie magazynu materiałów biurowych,
g. opisywanie faktur.
4. Realizacja zamówień na prasę i inne publikacje dla Starostwa.
5. Wykonywanie zadań wynikających z ustawy o cmentarzach i chowaniu zmarłych, w tym :
a. przygotowywanie zezwoleń na sprowadzanie zwłok i szczątków z obcego państwa,
b. przygotowywanie spraw związanych z powołaniem osoby właściwej do stwierdzenia zgonu i jego przyczyny w razie braku lekarza.
6. Prowadzenie Biura Rzeczy Znalezionych w tym :
a. przyjmowanie zawiadomień o rzeczach znalezionych,
b. organizowanie ich przyjęcia i przechowywania,
c. prowadzenie postępowania ustalającego właścicieli rzeczy,
d. prowadzenie ewidencji kosztów obsługi przyjęcia, przechowania i wydawania oraz pozostałej dokumentacji,
e. prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawie odmowy przyjęcia rzeczy, sprzedaży oraz przejścia rzeczy znalezionej na własność Skarbu Państwa, orzekanie o kosztach postępowania
7. Rozliczanie rozmów telefonicznych pracowników Starostwa.
8. Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia powiatu.
9. Prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem czystości i porządku w pomieszczeniach Starostwa oraz innych zadań z zakresu obsługi gospodarczej.
10. Prowadzenie rejestrów i ewidencji.
11. Organizacja i nadzór w zakresie prawidłowego funkcjonowania punktów nieodpłatnej pomocy prawnej udzielanej przez Powiat Kętrzyński zgodnie z ustawą o nieodpłatnej pomocy prawnej i edukacji prawnej z dnia 5 sierpnia 2015r. (Dz.U. z 2015r. poz. 1255) tj. :
a. ustalanie harmonogramów pracy radców, adwokatów i organizacji pozarządowej prowadzącej działalność pożytku publicznego w punktach nieodpłatnej pomocy prawnej;
b. zamieszczanie niezbędnych informacji na BIP w zakresie działania punktów nieodpłatnej pomocy prawnej wraz z ich terminową aktualizacją;
c. rozliczanie i opisywanie merytoryczne faktur otrzymywanych od radców, adwokatów i organizacji pozarządowej udzielających porad prawnych oraz faktur w zakresie obsługi organizacyjno-technicznej zadania;
d. zamawianie materiałów biurowych niezbędnych do wykonywania czynności w zakresie nieodpłatnej pomocy prawnej;
e. sporządzanie sprawozdań z zakresu nieodpłatnej pomocy prawnej i terminowe jej przekazywanie.
12. Wykonywanie zadań wynikających z powierzonego stanowiska Kierownika Kancelarii Dokumentów Niejawnych w Starostwie Powiatowym w Kętrzynie.
2. Administrowanie ruchomościami Starostwa Powiatowego i Skarbu Państwa m. in.:
a. prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia w systemie finansowo-księgowym,
b. dokonywanie przemieszczeń i likwidacji sprzętu,
c. dokonywanie oznakowania środków trwałych i wyposażenia,
d. współpraca ze Skarbnikiem Powiatu w organizowaniu okresowych spisów z natury,
e. przeprowadzanie okresowych kontroli mienia użytkowanego w Starostwie,
f. prowadzenie gospodarki samochodowej.
3. Prowadzenie gospodarki zaopatrzeniowej w ramach zamówień publicznych :
a. wyłanianie dostawców w ramach zamówień publicznych,
b. zbieranie potrzeb i analizowanie poziomu zużycia materiałów biurowych,
c. prowadzenie ewidencji zużycia materiałów przez poszczególne wydziały,
d. realizacja zamówień na materiały biurowe,
e. dokonywanie zakupów poza trybem zamówień publicznych, w przypadkach prawnie uzasadnionych,
f. prowadzenie magazynu materiałów biurowych,
g. opisywanie faktur.
4. Realizacja zamówień na prasę i inne publikacje dla Starostwa.
5. Wykonywanie zadań wynikających z ustawy o cmentarzach i chowaniu zmarłych, w tym :
a. przygotowywanie zezwoleń na sprowadzanie zwłok i szczątków z obcego państwa,
b. przygotowywanie spraw związanych z powołaniem osoby właściwej do stwierdzenia zgonu i jego przyczyny w razie braku lekarza.
6. Prowadzenie Biura Rzeczy Znalezionych w tym :
a. przyjmowanie zawiadomień o rzeczach znalezionych,
b. organizowanie ich przyjęcia i przechowywania,
c. prowadzenie postępowania ustalającego właścicieli rzeczy,
d. prowadzenie ewidencji kosztów obsługi przyjęcia, przechowania i wydawania oraz pozostałej dokumentacji,
e. prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawie odmowy przyjęcia rzeczy, sprzedaży oraz przejścia rzeczy znalezionej na własność Skarbu Państwa, orzekanie o kosztach postępowania
7. Rozliczanie rozmów telefonicznych pracowników Starostwa.
8. Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia powiatu.
9. Prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem czystości i porządku w pomieszczeniach Starostwa oraz innych zadań z zakresu obsługi gospodarczej.
10. Prowadzenie rejestrów i ewidencji.
11. Organizacja i nadzór w zakresie prawidłowego funkcjonowania punktów nieodpłatnej pomocy prawnej udzielanej przez Powiat Kętrzyński zgodnie z ustawą o nieodpłatnej pomocy prawnej i edukacji prawnej z dnia 5 sierpnia 2015r. (Dz.U. z 2015r. poz. 1255) tj. :
a. ustalanie harmonogramów pracy radców, adwokatów i organizacji pozarządowej prowadzącej działalność pożytku publicznego w punktach nieodpłatnej pomocy prawnej;
b. zamieszczanie niezbędnych informacji na BIP w zakresie działania punktów nieodpłatnej pomocy prawnej wraz z ich terminową aktualizacją;
c. rozliczanie i opisywanie merytoryczne faktur otrzymywanych od radców, adwokatów i organizacji pozarządowej udzielających porad prawnych oraz faktur w zakresie obsługi organizacyjno-technicznej zadania;
d. zamawianie materiałów biurowych niezbędnych do wykonywania czynności w zakresie nieodpłatnej pomocy prawnej;
e. sporządzanie sprawozdań z zakresu nieodpłatnej pomocy prawnej i terminowe jej przekazywanie.
12. Wykonywanie zadań wynikających z powierzonego stanowiska Kierownika Kancelarii Dokumentów Niejawnych w Starostwie Powiatowym w Kętrzynie.
Sprawy kadrowe
Marta Kawczyńska tel. 89 751 17 20, pok 57
Kompleksowa obsługa kadrowa Starostwa Powiatowego w Kętrzynie oraz kierowników jednostek Powiatu Kętrzyńskiego, w tym m.in. :
-
prowadzeniem naboru na stanowiska urzędnicze zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,
-
sporządzanie umów o pracę oraz dokumentów dotyczących ich rozwiązania,
-
wypełnianie i przekazywanie do ZUS oraz innych instytucji niezbędnych dokumentów związanych z zatrudnieniem i zwalnianiem pracowników oraz zleceniobiorców,
-
prowadzenie spraw dotyczących szkoleń dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników Starostwa Powiatowego w Kętrzynie,
-
prowadzenie spraw związanych z praktykami i stażami,
-
prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz prowadzeniem akt osobowych pracowników Starostwa Powiatowego w Kętrzynie,
-
prowadzenie praktyk studenckich i uczniowskich w Starostwie i współdziałanie w tym zakresie z uczelniami, szkołami i instytucjami kierującymi słuchaczy na praktyki,
-
nadzór nad wykonywaniem wymaganych dla danego stanowiska pracy badań wstępnych, okresowych i kontrolnych przez pracowników,
-
nadzór nad dopilnowaniem terminów szkoleń BHP i przeciwpożarowych, prowadzenie ewidencji przydzielanych środków BHP,
Do podstawowych zadań Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich należy:
1. w zakresie ogólnym:
- planowanie i wdrażanie nowoczesnych systemów zarządzania zasobami ludzkimi oraz organizacji pracy,
- opracowywanie, wdrażanie i nadzorowanie dobrych praktyk w funkcjonowaniu Starostwa, a szczególnie w zakresie dostępu do informacji, przejrzystości postępowania i odpowiedzialności za decyzje,
- współpraca z audytorem oraz innymi organami kontroli,
- prowadzenie rejestru powiatowych jednostek organizacyjnych, służb, inspekcji i straży,
- opracowywanie na potrzeby Starostwa roboczego jednolitego tekstu regulaminu organizacyjnego uwzględniającego zmiany dokonane po jego uchwaleniu,
2. w ramach wykonywania zadań organizacyjnych związanych z zapewnieniem właściwych warunków działania Starostwa:
- podejmowanie działań w celu zapewnienia odpowiednich warunków lokalowych,
- zapewnienie odpowiedniego wyposażenia technicznego (m.in. mebli, sprzętu biurowego, sprzętu komputerowego),
- zabezpieczenie udostępniania pracownikom literatury fachowej, prasy i wydawnictw,
- organizowanie zakupu i udostępnianie pracownikom wersji oprogramowania aplikacyjnego, baz danych,
3. w zakresie organizacji i nadzoru nad funkcjonowaniem Starostwa:
- obsługa sekretariatu Starosty i Wicestarosty,
- prowadzenie centralnych rejestrów: aktów wewnętrznych, skarg i wniosków, upoważnień i pełnomocnictw,
- wdrażanie i nadzorowanie stosowania instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt,
4. wykonywanie zadań związanych z wyborami do organów samorządu terytorialnego w zakresie ustalonym kodeksem wyborczym i innymi ustawami;
5. prowadzenie spraw kadrowych i szkolenie pracowników Starostwa oraz kierowników jednostek organizacyjnych Powiatu, w tym:
- przygotowywanie dokumentów związanych z zatrudnianiem i wynagradzaniem pracowników oraz kierowników jednostek organizacyjnych,
- ustalanie świadczeń związanych z pracą,
- prowadzenie akt osobowych,
- wypełnianie i przekazywanie do ZUS oraz innych instytucji niezbędnych dokumentów związanych z zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników oraz zleceniobiorców,
- organizowanie i nadzorowanie praktyk zawodowych odbywanych w Starostwie przez uczniów, studentów i aplikantów,
- wykonywanie zadań związanych z dokształcaniem i doskonaleniem zawodowym pracowników Starostwa, w tym kierowanie pracowników na różne formy szkolenia,
6. organizacja załatwiania skarg, wniosków i interwencji posłów i senatorów oraz sprawowanie nadzoru w tym zakresie;
7. prowadzenie obsługi kancelaryjno-biurowej Starostwa oraz udzielanie obywatelom informacji o jego funkcjonowaniu i kierowanie ich do właściwych wydziałów;
8. prowadzenie Biura Rzeczy Znalezionych;
9. prowadzenie Archiwum Zakładowego Starostwa;
10. wykonywanie zadań przypisanych staroście, wynikających z ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach;
11. wykonywanie zadań przypisanych staroście, z mocy ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. prawo o stowarzyszeniach;
12. prowadzenie ewidencji uczniowskich klubów sportowych oraz klubów sportowych działających w formie stowarzyszeń;
13. klubów sportowych, których statuty nie przewidują prowadzenia działalności gospodarczej oraz związków sportowych,
14. prowadzenie ewidencji stowarzyszeń,
15. współpraca z organizacjami pozarządowymi,
16. przygotowywanie decyzji na sprowadzenie zwłok i szczątków z obcego państwa,
17. w zakresie techniczno – gospodarczym:
- wykonywanie prac w zakresie robót konserwacyjnych i drobnych robót remontowych urządzeń i środków technicznych;
- utrzymywanie urządzeń w należytym stanie technicznym;
- utrzymywanie nieruchomości w należytym stanie estetycznym i sanitarno – porządkowym;
- zapewnianie prawidłowego funkcjonowania i nadzór nad gospodarką taborem samochodowym Starostwa;
- prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo – technicznym Starostwa;
- prowadzenie dokumentacji dotyczącej ewidencji wyposażenia, środków trwałych i wartości niematerialnych,
- obsługa techniczna komunikacji telefonicznej.
