Pierwsza czynność konieczna dla założenia UKS lub stowarzyszenia sportowego
to zwołanie zebrania założycielskiego. Musi wziąć w nim udział co najmniej 7 osób posiadających pełną zdolność do czynności prawnych i niepozbawionych praw publicznych (członkami takiego klubu mogą być w szczególności uczniowie, rodzice i nauczyciele).

Z zebrania założycielskiego należy przygotować protokół oddający przebieg spotkania.

 

Uchwalenie statutu to najważniejsza czynność w trakcie powoływania klubu,
które w określa w nim swój ustrój, organizację, sposób i cele działania.

Artykuł 10 ustawy Prawo o stowarzyszeniach określa, jakie niezbędne elementy winien zawierać statut takiego uczniowskiego klubu sportowego. Są to:

Zgodnie z art. 4 ust. 2 i 7 ustawy o sporcie oraz §1 rozporządzenia ministra sportu
i turystyki w sprawie ewidencji klubów sportowych, uczniowskie kluby sportowe oraz kluby sportowe działające w formie stowarzyszenia, którego statut nie przewiduje prowadzenia działalności gospodarczej, podlegają wpisowi do ewidencji prowadzonej przez starostę właściwego ze względu na siedzibę klubu. Oznacza to, że kluby te, pomimo że są stowarzyszeniami tworzonymi na podstawie ustawy Prawo o stowarzyszeniach, nie podlegają rejestracji w KRS, a nabywają osobowość prawną z chwilą wpisu do ewidencji prowadzonej przez starostę właściwego ze względu na siedzibę klubu.

 

 

Wpisu do ewidencji klubów sportowych starosta dokonuje na podstawie wniosku założycieli klubu. 

 

 

 

Wpis lub odmowa wpisu do ewidencji następuje w drodze decyzji administracyjnej.

 

Wpis do ewidencji klubu sportowego działającego w formie stowarzyszenia, którego statut nie przewiduje prowadzenia działalności gospodarczej, podlega opłacie skarbowej
w wysokości 10 zł.

Natomiast uczniowskie kluby sportowe są zwolnione z tej opłaty. Wynika to
z art. 2 ust. 1 pkt. 1 lit. g ustawy o opłacie skarbowej.

 

 

Jeśli na zebraniu założycielskim dokonano wyboru jedynie komitetu założycielskiego

i zarządu, po otrzymaniu decyzji o wpisie klubu do ewidencji należy zwołać walne zebranie i dokonać wyboru organu kontroli wewnętrznej (komisji rewizyjnej) na zasadach określonych w statucie. Następnie w ciągu 14 dni trzeba przesłać na adres starostwa protokół z walnego zebrania oraz odpisy podjętych uchwał.

Ponadto, klub sportowy powinien uzyskać REGON, NIP oraz założyć konto bankowe.

 

 

 

Wpis uczniowskiego klubu sportowego lub stowarzyszenia sportowego nieprowadzącego działalności gospodarczej do ewidencji starosty następuje w drodze decyzji administracyjnej (art. 4 ust. 4 ustawy o sporcie).

Zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego decyzję wydaje się bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu jednego miesiąca od daty wpłynięcia wniosku. W sprawach szczególnie skomplikowanych termin ten może zostać przedłużony do dwóch miesięcy.
Od decyzji można się odwołać w ciągu 14 dni od momentu jej otrzymania. Wniosek za pośrednictwem starosty należy złożyć do Samorządowego Kolegium Odwoławczego właściwego ze względu na siedzibę klubu.

 

W ewidencji klubów sportowych zawarte są następujące informacje:

 

Informacje te muszą być aktualizowane, co pociąga za sobą obowiązek zgłaszania
w starostwie każdej zmiany dotyczącej statutu klubu, składu władz oraz adresu siedziby. Należy je zgłaszać w terminie 14 dni od chwili zaistnienia, czyli podjęcia stosownej uchwały. Po złożeniu przez klub odpowiedniego wniosku starosta niezwłocznie wprowadza nowe dane do ewidencji.

Za dokonanie zmian w ewidencji prowadzonej przez starostę płaci się 10 zł. Uczniowskie kluby sportowe tej opłaty nie ponoszą.

 

Wyciąg z ewidencji klubów to podstawowy dokument, podobnie jak wypis z KRS-u dla stowarzyszeń rejestrowych, dlatego jeden jego egzemplarz powinien być na stałe
w klubie. Taki dokument często jest wymagany jako załącznik do wniosków, np. w konkursie ofert.

Wniosek o wydanie wyciągu z ewidencji uczniowskich klubów sportowych
lub klubów sportowych działających w formie stowarzyszenia, których statuty nie przewidują prowadzenia działalności gospodarczej, składany jest przez zarząd klubu do starosty,
w którego ewidencji się znajduje.

Wydanie wyciągu z ewidencji jest bezpłatne dla uczniowskich klubów sportowych, natomiast klub sportowy działający w formie stowarzyszenia, którego statut nie przewiduje prowadzenia działalności gospodarczej, musi ponieść opłatę skarbową w wysokości 17 zł. Wydanie kopii takiego zaświadczenie kosztuje 5 zł.

 

Każda organizacja, a więc i klub sportowy, i uczniowski klub sportowy, ma obowiązek
(na ogół do 31 marca danego roku) sporządzić sprawozdanie finansowe za rok ubiegły.
Ma też obowiązek złożyć deklarację CIT.

 

Sprawozdanie merytoryczne to informacje o działalności statutowej organizacji.
Ma ono na celu pokazać, jakie działania podjęła ona w ciągu roku, służyć też może ich ocenie, ewaluacji.

Kluby sportowe, które działają jako fundacje, co rok muszą przygotować sprawozdanie z działalności merytorycznej. Jego wzór został określony w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości w sprawie ramowego zakresu sprawozdania z działalności fundacji. Zatwierdzone przez zarząd sprawozdanie należy przesłać do właściwego ministra, wskazanego w statucie klubu (będzie to minister właściwy ze względu na kulturę fizyczną).

Choć stowarzyszenia (w tym także UKS-y i kluby działające w formie stowarzyszeń) nie mają takiego obowiązku, wyraźnie wynikającego z przepisów to dobrą praktykę stanowi przygotowanie sprawozdania merytorycznego.

Trzeba pamiętać, że każda organizacja, która ma status organizacji pożytku publicznego (niezależnie od tego, czy jest fundacją, czy stowarzyszeniem), musi co roku sporządzać sprawozdanie merytoryczne i przekazać je do MPiPS (Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej).