Ewidencję klubów sportowych w Starostwie Powiatowym w Kętrzynie prowadzi Wydział Rozwoju, Promocji, Kultury i Sportu. Informacje w tym zakresie można uzyskać w pok. nr 74, 3 piętro, w godzinach: pon. 8.00 – 16.00, wt.-pt. 7.00-15.00
nr telefonu: 89  751 17 49.

 

 

W każdym stowarzyszeniu muszą zostać wyodrębnione trzy organy statutowe: walne zebranie członków, zarząd oraz organ kontroli wewnętrznej, najczęściej nazywany komisją rewizyjną. Wymaga tego ustawa Prawo o stowarzyszeniach. Najwyższą władzą stowarzyszenia jest walne zebranie członków. Może ono podejmować decyzje we wszystkich sprawach dotyczących organizacji.

Wszystkie spotkania władz organizacji muszą być zwoływane i prowadzone zgodnie ze statutem lub regulaminami. Dotyczy to kwestii związanych z obecnością członków, sposobem ich powiadamiania, sposobem podejmowania decyzji i dokumentowania posiedzeń. Ze spotkań każdy z organów stowarzyszenia powinien sporządzić sprawozdanie, listę obecności oraz ewentualne uchwały.

Zwykle walne zebranie członków najczęściej jest zwoływane raz w roku, co wynika
z konieczności zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego organizacji.

 

Wszystkie zasady zwoływania walnego zebrania powinny zostać określone w statucie stowarzyszenia i uwzględniać: częstotliwości zebrań, organ zobowiązany do ich zwoływania, sposób powiadamiania członków, podmioty uprawnione do wnioskowania o zwołanie nadzwyczajnego walnego zebrania członków oraz ewentualne konsekwencje wynikające
z niedopełnienia obowiązków w którymś z powyższych zakresów.

Członkowie stowarzyszenia muszą zostać odpowiednio wcześnie skutecznie powiadomieni o dacie walnego zebrania. Informacja o terminie, porządku obrad wraz
z ewentualnymi dokumentami dodatkowymi (np. propozycjami zmian w statucie czy sprawozdaniem finansowym) powinna dotrzeć do nich zgodnie z  regułami zapisanymi
w statucie.

W walnym zebraniu członków uczestniczą członkowie stowarzyszenia lub – jeśli statut tego nie zabrania – ich pełnomocnicy.

Walne zebranie (zwyczajne) obraduje nad sprawami, które określono w statucie. Można w nim zapisać, że to ogół członków (delegatów) zatwierdza roczne sprawozdania finansowe, a także sprawozdania zarządu z działalności własnej i działań całej organizacji oraz udziela zarządowi absolutorium na wniosek komisji rewizyjnej.

Przyjmuje się, że udzielenie absolutorium oznacza akceptację przez walne zebranie sposobu sprawowania funkcji oraz podejmowanych działań przez członków zarządu (komisji rewizyjnej) jako zgodnych z przepisami prawa i postanowieniami statutu oraz interesem organizacji.

Przyjmuje się, że przewodniczącym walnego zebrania może być każdy członek organizacji, jeżeli tylko zostanie wybrany przez obecnych, a statut nie stanowi inaczej.

 

 

Przyjmuje się także, że należy sporządzić podpisany przez przewodniczącego obrad oraz protokolanta (i/lub inne osoby wskazane w statucie) protokół zebrania, dokumentujący jego przebieg. Do protokołu załącza się (lub zawiera się w nim) podjęte uchwały. Protokół jest jawny dla członków.

Istotny dokument z walnego zebrania członków stanowi lista obecności zawierająca imiona, nazwiska i podpisy osób będących na zebraniu (czasem do listy dołączane są pełnomocnictwa). To o tyle ważny dokument, że podaje informację o liczbie członków obecnych na spotkaniu, zatem stanowi dowód jego statutowej prawomocności.

Warto sporządzać podwójne egzemplarze dokumentów, zwłaszcza w przypadku uchwalania zmian, które muszą zostać zgłoszone do organu nadzoru jakim jest Starostwo
(np. zmiana statutu, składu władz). Jeden komplet dokumentów (lista obecności, protokół, uchwały) powinien zostać w dokumentacji stowarzyszenia i być przechowywany do końca istnienia organizacji w sposób chroniący przed zniszczeniem, a zarazem umożliwiający łatwy dostęp dla członków lub przedstawicieli organu nadzoru.

 

 

Ponieważ najwyższą władzę stowarzyszenia stanowi ogół jego członków
(min. 7 osób), ich aktualna lista powinna być zawsze dostępna w siedzibie organizacji. Na jej podstawie organ nadzoru wnioskuje, czy organizacja nadal spełnia wymogi formalne
i może działać bez przeszkód. Art. 31 ustawy Prawo o stowarzyszeniach mówi: „Sąd wydaje postanowienie o rozwiązaniu stowarzyszenia na wniosek organu nadzorującego w przypadku gdy: 1) liczba członków stowarzyszenia jest mniejsza niż liczba członków wymaganych do jego założenia”, czyli w dniu sporządzenia powyższego tekstu poniżej 7 osób. Dlatego posiadanie aktualnej listy członków, wraz z deklaracjami członkowskimi oraz uchwałami
o przyjęciu i wykreśleniu z listy członków, są niezwykle istotne dla każdego stowarzyszenia.

 

 

Decyzje podjęte przez walne powinny być spisane w uchwałach (jako oddzielnie dokumenty lub w protokole). Uchwała zawiera: datę, przedmiot (czego dotyczy) oraz podpisy upoważnionych osób, czyli sekretarza i przewodniczącego zebrania. Nie musi mieć numeru.

 

Jeśli na walnym zebraniu zmieniono, np. statut lub zarząd, komisję rewizyjną, to obowiązkiem jest zgłoszenie tych danych do Starostwa Powiatowego w Kętrzynie – robi się to na urzędowych formularzach, do których załącza się uchwały potwierdzające zmiany

 

 

Zarząd działa zgodnie z wytycznymi statutu oraz decyzjami walnego zebrania członków. W statucie określony jest zakres spraw, za które odpowiada. Musi postępować również zgodnie z obowiązującym prawem.

Z każdego zebrania zarządu powinny być sporządzone następujące dokumenty:

Wszystkie to dokumenty są konieczne, bowiem nawzajem się uzupełniają. Lista obecności pozwala stwierdzić, kto podjął decyzje, protokół pokazuje szerszy kontekst tych decyzji, a uchwała to dokument, którym można się posługiwać w dalszej pracy stowarzyszenia i udostępniać na zewnątrz.

Dokumenty z zebrań zarządu, tak jak dokumentacja walnego zebrania, powinny być przechowywane we właściwych warunkach, chroniących je przed zniszczeniem i dostępem osób niepowołanych (np. w zamykanej szafie, komputerze zabezpieczonym hasłem).

Protokoły ze spotkań zarządu nie muszą być udostępniane osobom spoza zarządu, chyba że statut stanowi inaczej (np. dostęp do dokumentów ma komisja rewizyjna stowarzyszenia). Może ich natomiast zażądać organ kontroli zewnętrznej, czyli starosta powiatu, na którego terenie mieści się siedziba organizacji.

 

UWAGA:  W związku z nowelizacją ustawy o stowarzyszeniach z dniem 20 maja 2016  weszły w życie przepisy, które zobowiązują stowarzyszenia do wyznaczenia pełnomocnika w organizacji do podpisywania umów z członkami zarządu, tak aby członkowie zarządu nie musieli podpisywać umów sami ze sobą.

 

Art 11 ust.4 ustawy Prawo o stowarzyszeniach zobowiązuje stowarzyszenia, aby do umów podpisywanych z członkami zarządu przez organizację został wskazany w uchwale wyznaczony do tego członek organu kontroli lub pełnomocnik powoływany uchwałą walnego zebrania członków.

 

Stowarzyszenia zatem mają dwie możliwości:

 

1. wskazać członka organu kontroli wewnętrznej do podpisywania umów z zarządem przez podjęcie takiej uchwały na zebraniu komisji rewizyjnej,

2. zwołać walne zebranie członków, wyznaczyć takiego pełnomocnika przez wszystkich członków organizacji i podjąć w tym zakresie stosowną uchwałę.

 

Stowarzyszenie musi posiadać organ kontroli wewnętrznej, najczęściej zwany komisją rewizyjną. Komisja rewizyjna powinna obradować na podobnych zasadach jak zarząd, czyli z każdego swojego posiedzenia sporządzać listę obecności, protokół oraz podejmować decyzje w formie uchwał. Ogólne zasady zwoływania posiedzeń komisji są opisane w statucie stowarzyszenia.

Dokumenty, podobnie jak w przypadku zarządu, powinny być odpowiednio przechowywane, z jednej strony chronione przed zniszczeniem, z drugiej – dostępne dla członków organizacji lub zarządu. Samo sprawozdanie ze spotkania nie musi być jawne dla osób spoza komisji.

 

 

Na koniec kadencyjności zarządu i komisji rewizyjnej klubu, przewidzianej statutem, musi zostać zwołane Walne Zebranie Członków Klubu, które wybiera władze na kolejną kadencję. Wiąże się to również z aktualizacją danych w ewidencji, co pociąga za sobą obowiązek zgłaszania w starostwie każdej zmiany dotyczącej statutu klubu, składu władz oraz adresu siedziby, w terminie 14 dni od chwili zaistnienia. Na tej podstawie możliwe jest wydanie przez Starostę wypisów (zaświadczeń) z ewidencji klubów prowadzonej przez starostwo, a zarazem nie rodzi w przyszłości konsekwencji prawnych.