ˆ

Informacja dotycząca funkcjonowania klubów sportowych zarejestrowanych w ewidencji kubów sportowych działających w formie stowarzyszenia, które nie przewidują prowadzenia działalności gospodarczej i ewidencji uczniowskich klubów sportowych

Blok przełączania pomiędzy informacjami aktualnymi i archiwalnymi

Lista informacji

Informacja dotycząca funkcjonowania klubów sportowych zarejestrowanych w ewidencji kubów sportowych działających w formie stowarzyszenia, które nie przewidują prowadzenia działalności gospodarczej i ewidencji uczniowskich klubów sportowych

Akapit nr 1 - brak tytułu

Podstawowe informacje dotyczące funkcjonowania klubów sportowych zarejestrowanych w:
  • "Ewidencji klubów sportowych działających w formie stowarzyszenia, których statuty nie przewidują prowadzenia działalności gospodarczej”,
  • „Ewidencji uczniowskich klubów sportowych”, prowadzonych przez Starostę Kętrzyńskiego.
 
Informacja poniższa dotyczy również Uczniowskich Klubów Sportowych.
 
Ewidencję klubów sportowych w Starostwie Powiatowym w Kętrzynie prowadzi Wydział Rozwoju, Promocji, Kultury i Sportu. Informacje w tym zakresie można uzyskać w pok. nr 74, 3 piętro, w godzinach: pon. 8.00 – 16.00, wt.-pt. 7.00-15.00
nr telefonu: 89  751 17 49.
 
Walne zebranie członków
 
W każdym stowarzyszeniu muszą zostać wyodrębnione trzy organy statutowe: walne zebranie członków, zarząd oraz organ kontroli wewnętrznej, najczęściej nazywany komisją rewizyjną. Wymaga tego ustawa Prawo o stowarzyszeniach. Najwyższą władzą stowarzyszenia jest walne zebranie członków. Może ono podejmować decyzje we wszystkich sprawach dotyczących organizacji.
Wszystkie spotkania władz organizacji muszą być zwoływane i prowadzone zgodnie ze statutem lub regulaminami. Dotyczy to kwestii związanych z obecnością członków, sposobem ich powiadamiania, sposobem podejmowania decyzji i dokumentowania posiedzeń. Ze spotkań każdy z organów stowarzyszenia powinien sporządzić sprawozdanie, listę obecności oraz ewentualne uchwały.
Zwykle walne zebranie członków najczęściej jest zwoływane raz w roku, co wynika
z konieczności zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego organizacji.
 
Zazwyczaj walne zebranie odbywa się jako:
  • sprawozdawcze (np. raz na rok, żeby zatwierdzić sprawozdanie finansowe)
  • sprawozdawczo-wyborcze – wybór zarządu i komisji rewizyjnej (wg Statutu, np. raz na 3 lata, max raz na 4 lata),
  • nadzwyczajne (w razie potrzeby, np. gdy trzeba podjąć pilnie ważną dla stowarzyszenia decyzję).
Jeśli jednak walne zebranie nie jest zwoływane w terminie przewidzianym
w statucie, może to spowodować interwencję organu nadzoru. W skrajnych wypadkach może się to skończyć postępowaniem o rozwiązanie stowarzyszenia lub zawieszeniem zarządu w czynnościach przez sąd.
Wszystkie zasady zwoływania walnego zebrania powinny zostać określone w statucie stowarzyszenia i uwzględniać: częstotliwości zebrań, organ zobowiązany do ich zwoływania, sposób powiadamiania członków, podmioty uprawnione do wnioskowania o zwołanie nadzwyczajnego walnego zebrania członków oraz ewentualne konsekwencje wynikające
z niedopełnienia obowiązków w którymś z powyższych zakresów.
Członkowie stowarzyszenia muszą zostać odpowiednio wcześnie skutecznie powiadomieni o dacie walnego zebrania. Informacja o terminie, porządku obrad wraz
z ewentualnymi dokumentami dodatkowymi (np. propozycjami zmian w statucie czy sprawozdaniem finansowym) powinna dotrzeć do nich zgodnie z  regułami zapisanymi
w statucie.
W walnym zebraniu członków uczestniczą członkowie stowarzyszenia lub – jeśli statut tego nie zabrania – ich pełnomocnicy.
Walne zebranie (zwyczajne) obraduje nad sprawami, które określono w statucie. Można w nim zapisać, że to ogół członków (delegatów) zatwierdza roczne sprawozdania finansowe, a także sprawozdania zarządu z działalności własnej i działań całej organizacji oraz udziela zarządowi absolutorium na wniosek komisji rewizyjnej.
Przyjmuje się, że udzielenie absolutorium oznacza akceptację przez walne zebranie sposobu sprawowania funkcji oraz podejmowanych działań przez członków zarządu (komisji rewizyjnej) jako zgodnych z przepisami prawa i postanowieniami statutu oraz interesem organizacji.
Przyjmuje się, że przewodniczącym walnego zebrania może być każdy członek organizacji, jeżeli tylko zostanie wybrany przez obecnych, a statut nie stanowi inaczej.
 
Protokół z zebrania
 
Przyjmuje się także, że należy sporządzić podpisany przez przewodniczącego obrad oraz protokolanta (i/lub inne osoby wskazane w statucie) protokół zebrania, dokumentujący jego przebieg. Do protokołu załącza się (lub zawiera się w nim) podjęte uchwały. Protokół jest jawny dla członków.
Istotny dokument z walnego zebrania członków stanowi lista obecności zawierająca imiona, nazwiska i podpisy osób będących na zebraniu (czasem do listy dołączane są pełnomocnictwa). To o tyle ważny dokument, że podaje informację o liczbie członków obecnych na spotkaniu, zatem stanowi dowód jego statutowej prawomocności.
Warto sporządzać podwójne egzemplarze dokumentów, zwłaszcza w przypadku uchwalania zmian, które muszą zostać zgłoszone do organu nadzoru jakim jest Starostwo
(np. zmiana statutu, składu władz). Jeden komplet dokumentów (lista obecności, protokół, uchwały) powinien zostać w dokumentacji stowarzyszenia i być przechowywany do końca istnienia organizacji w sposób chroniący przed zniszczeniem, a zarazem umożliwiający łatwy dostęp dla członków lub przedstawicieli organu nadzoru.
 
Lista członków organizacji
 
Ponieważ najwyższą władzę stowarzyszenia stanowi ogół jego członków
(min. 7 osób), ich aktualna lista powinna być zawsze dostępna w siedzibie organizacji.
Na jej podstawie organ nadzoru wnioskuje, czy organizacja nadal spełnia wymogi formalne
i może działać bez przeszkód. Art. 31 ustawy Prawo o stowarzyszeniach mówi: „Sąd wydaje postanowienie o rozwiązaniu stowarzyszenia na wniosek organu nadzorującego w przypadku gdy: 1) liczba członków stowarzyszenia jest mniejsza niż liczba członków wymaganych do jego założenia”, czyli w dniu sporządzenia powyższego tekstu poniżej 7 osób. Dlatego posiadanie aktualnej listy członków, wraz z deklaracjami członkowskimi oraz uchwałami
o przyjęciu i wykreśleniu z listy członków, są niezwykle istotne dla każdego stowarzyszenia.
 
Uchwały zebrania członków klubu
 
Decyzje podjęte przez walne powinny być spisane w uchwałach (jako oddzielnie dokumenty lub w protokole). Uchwała zawiera: datę, przedmiot (czego dotyczy) oraz podpisy upoważnionych osób, czyli sekretarza i przewodniczącego zebrania. Nie musi mieć numeru.
 
UWAGA!
Jeśli na walnym zebraniu zmieniono, np. statut lub zarząd, komisję rewizyjną, to obowiązkiem jest zgłoszenie tych danych do Starostwa Powiatowego w Kętrzynie – robi się to na urzędowych formularzach, do których załącza się uchwały potwierdzające zmiany
 
Zarząd Klubu
 
Zarząd działa zgodnie z wytycznymi statutu oraz decyzjami walnego zebrania członków. W statucie określony jest zakres spraw, za które odpowiada. Musi postępować również zgodnie z obowiązującym prawem.
Z każdego zebrania zarządu powinny być sporządzone następujące dokumenty:
  • lista obecności (może być zawarta w protokole ze spotkania, zwłaszcza jeśli zarząd jest niewielki, np. trzyosobowy),
  • protokół zawierający listę poruszanych podczas posiedzenia spraw i podjętych decyzji, dokumentujący intencje, które kierowały członkami zarządu przy podejmowaniu uchwał; uchwała bowiem to suchy tekst, a z protokołu można poznać przebieg dyskusji prowadzącej do jej podjęcia,
  • podjęte w trakcie posiedzenia uchwały precyzyjnie opisujące treść decyzji, opatrzone datą i podpisane przez upoważnione osoby (z reguły jest to prezes, sekretarz lub obie te osoby łącznie – dopuszczalne rozwiązania są bardzo różne). Warto je numerować, bo ułatwia to pracę i odszukiwanie uchwał po pewnym czasie od ich podjęcia.
Wszystkie to dokumenty są konieczne, bowiem nawzajem się uzupełniają. Lista obecności pozwala stwierdzić, kto podjął decyzje, protokół pokazuje szerszy kontekst tych decyzji, a uchwała to dokument, którym można się posługiwać w dalszej pracy stowarzyszenia i udostępniać na zewnątrz.
Dokumenty z zebrań zarządu, tak jak dokumentacja walnego zebrania, powinny być przechowywane we właściwych warunkach, chroniących je przed zniszczeniem i dostępem osób niepowołanych (np. w zamykanej szafie, komputerze zabezpieczonym hasłem).
Protokoły ze spotkań zarządu nie muszą być udostępniane osobom spoza zarządu, chyba że statut stanowi inaczej (np. dostęp do dokumentów ma komisja rewizyjna stowarzyszenia). Może ich natomiast zażądać organ kontroli zewnętrznej, czyli starosta powiatu, na którego terenie mieści się siedziba organizacji.
 
UWAGA:  W związku z nowelizacją ustawy o stowarzyszeniach z dniem 20 maja 2016  weszły w życie przepisy, które zobowiązują stowarzyszenia do wyznaczenia pełnomocnika w organizacji do podpisywania umów z członkami zarządu, tak aby członkowie zarządu nie musieli podpisywać umów sami ze sobą.
 
Art 11 ust.4 ustawy Prawo o stowarzyszeniach zobowiązuje stowarzyszenia, aby do umów podpisywanych z członkami zarządu przez organizację został wskazany w uchwale wyznaczony do tego członek organu kontroli lub pełnomocnik powoływany uchwałą walnego zebrania członków.
 
Stowarzyszenia zatem mają dwie możliwości:
 
1. wskazać członka organu kontroli wewnętrznej do podpisywania umów z zarządem przez podjęcie takiej uchwały na zebraniu komisji rewizyjnej,
2. zwołać walne zebranie członków, wyznaczyć takiego pełnomocnika przez wszystkich członków organizacji i podjąć w tym zakresie stosowną uchwałę.
 
Komisja rewizyjna
Stowarzyszenie musi posiadać organ kontroli wewnętrznej, najczęściej zwany komisją rewizyjną. Komisja rewizyjna powinna obradować na podobnych zasadach jak zarząd, czyli z każdego swojego posiedzenia sporządzać listę obecności, protokół oraz podejmować decyzje w formie uchwał. Ogólne zasady zwoływania posiedzeń komisji są opisane w statucie stowarzyszenia.
Dokumenty, podobnie jak w przypadku zarządu, powinny być odpowiednio przechowywane, z jednej strony chronione przed zniszczeniem, z drugiej – dostępne dla członków organizacji lub zarządu. Samo sprawozdanie ze spotkania nie musi być jawne dla osób spoza komisji.
 
WAŻNE!
 
Na koniec kadencyjności zarządu i komisji rewizyjnej klubu, przewidzianej statutem, musi zostać zwołane Walne Zebranie Członków Klubu, które wybiera władze na kolejną kadencję. Wiąże się to również z aktualizacją danych w ewidencji, co pociąga za sobą obowiązek zgłaszania w starostwie każdej zmiany dotyczącej statutu klubu, składu władz oraz adresu siedziby, w terminie 14 dni od chwili zaistnienia. Na tej podstawie możliwe jest wydanie przez Starostę wypisów (zaświadczeń) z ewidencji klubów prowadzonej przez starostwo, a zarazem nie rodzi w przyszłości konsekwencji prawnych.

Rejestr zmian

Podmiot udostępniający informację:
Podmiot udostępniający informację:
Starostwo Powiatowe w Kętrzynie
Osoba, która wytworzyła informację:
Osoba, która wytworzyla informację:
Data wytworzenia informacji:
Data wytworzenia informacji:
2020-04-15
Osoba, która odpowiada za treść:
Osoba, która odpowiada za treść:
Rafał Jakubczak
Data wprowadzenia do BIP
Data wprowadzenia do BIP
2020-04-15 07:59:12
Wprowadził informację do BIP:
Wprowadził informację do BIP:
Magdalena Filipiak
Data udostępnienia informacji:
Data udostępnienia informacji:
2020-04-20 15:51:58
Osoba, która zmieniła informację:
Osoba, która zmieniła informację:
Magdalena Filipiak
Data ostatniej zmiany:
Data ostatniej zmiany:
2020-04-20 15:51:58
Artykuł był wyświetlony:
Artykuł był wyświetlony:
325 raz(y)
Zobacz pełną listę zmian czytanej informacji »