Nadzór nad Wydziałem Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich w ramach bezpośredniego nadzoru pełni Sekretarz Powiatu Kętrzyńskiego Pani Joanna Mazurowska.

Telefon: (89) 751 17 70, pok. 51

 

Sekretarka Kamila Balzer-Wilk

tel. (89) 751 75 00, pok. 52

 

Marta Kawczyńska

tel. (89) 751 17 20, pok. 57

 

Sprawy organizacyjne i obywatelskie:

Karolina Burzycka

tel. (89) 751 17 06, pok. 41

 

 

Wydział zapewnia sprawną organizację i funkcjonowanie Starostwa, organizację przyjmowania obywateli w sprawie skarg i wniosków, załatwianie spraw kadrowych i szkoleniowych pracowników oraz realizuje zadania dotyczące spraw obywatelskich i administracyjnych.

 

Do podstawowych zadań Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich należy:

          a) planowanie i wdrażanie nowoczesnych systemów zarządzania zasobami ludzkimi oraz organizacji pracy,

          b) opracowywanie, wdrażanie i nadzorowanie dobrych praktyk w funkcjonowaniu Starostwa, a szczególnie w zakresie dostępu do info przejrzystości postępowania i odpowiedzialności za decyzję,

c) współpraca z samodzielnym stanowiskiem ds. audytu wewnętrznego oraz organami kontroli zewnętrznej,

d) prowadzenie rejestru powiatowych jednostek organizacyjnych, służb, inspekcji i straży oraz rejestru aktów prawa miejscowego,

e) opracowywanie na potrzeby Starostwa roboczego jednolitego tekstu regulaminu organizacyjnego uwzględniającego zmiany dokonane po jego uchwaleniu,

f) opracowywanie na potrzeby Starostwa schematu organizacyjnego Starostwa uwzględniającego komórki utworzone niniejszym regulaminem i powstałe na podstawie zarządzeń wydanych z uwzględnieniem zarządzeń Starosty Kętrzyńskiego,

g) wykonywanie obowiązków redaktora Biuletynu Informacji Publicznej;

 

      2. w ramach zarządzania zasobami ludzkimi Starostwa:

          a) podejmowanie działań zmierzających do zabezpieczenia profesjonalnego doboru pracowników Starostwa w szczególności przez:

             - ustalanie priorytetów szkoleniowych i rozwojowych pracowników oraz sprawowanie nadzoru w zakresie stosowania systemu szkoleń pracowników,

             - przygotowanie procedury dokonywania okresowej oceny pracowników,

          b) opracowywanie projektu planu etatów i ich rozmieszczenia w Starostwie na dany rok budżetowy,

          c) przygotowywanie i udział w podejmowaniu decyzji personalnych,

          d) kształtuje politykę kadrową, socjalną i szkoleniową,

          e) nadzoruje realizację planów szkoleń pracowniczych,

           f) zapewnienie dyscypliny pracy;

 

      3. w ramach wykonywania zadań organizacyjnych związanych z zapewnieniem właściwych warunków działania Starostwa:

          a) podejmowanie działań w celu zapewnienia odpowiednich warunków lokalowych,

          b) zapewnienie odpowiedniego wyposażenia technicznego (m.in. mebli, sprzętu biurowego, sprzętu komputerowego),

          c) zabezpieczenie udostępniania pracownikom literatury fachowej, prasy i wydawnictw, d) organizowanie zakupu i udostępnianie pracownikom wersji oprogramowania aplikacyjnego, baz danych,

 

       4. w zakresie organizacji i nadzoru nad funkcjonowaniem Starostwa:

           a) obsługa sekretariatu Starosty i Wicestarosty,

           b) prowadzenie centralnych rejestrów: aktów wewnętrznych, skarg i wniosków, upoważnień i pełnomocnictw,

 

       5. wykonywanie zadań związanych z wyborami do organów samorządu terytorialnego w zakresie ustalonym kodeksem wyborczym i innymi ustawami;

       6. prowadzenie spraw kadrowych i szkolenie pracowników Starostwa oraz kierowników jednostek organizacyjnych Powiatu, w tym:

  a) przygotowywanie dokumentów związanych z zatrudnianiem i wynagradzaniem pracowników oraz kierowników jednostek organizacyjnych,

b) ustalanie świadczeń związanych z pracą,

c) prowadzenie akt osobowych,

d) wypełnianie i przekazywanie do ZUS oraz innych instytucji niezbędnych dokumentów związanych z zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników oraz zleceniobiorców,

e) organizowanie i nadzorowanie praktyk zawodowych odbywanych w Starostwie przez uczniów, studentów i aplikantów,

f) wykonywanie zadań związanych z dokształcaniem i doskonaleniem zawodowym pracowników Starostwa, w tym kierowanie pracowników na różne formy szkolenia,

       7. organizacja załatwiania skarg, wniosków i interwencji posłów i senatorów, sprawowanie nadzoru w tym zakresie oraz prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków,

       8. prowadzenie obsługi kancelaryjno-biurowej Starostwa oraz udzielanie obywatelom informacji o jego funkcjonowaniu i kierowanie ich do właściwych wydziałów,

       9. prowadzenie Biura Rzeczy Znalezionych,

      10. w zakresie techniczno-gospodarczym:

           a) pełna obsługa eksploatacji pomieszczeń i budynków Starostwa,

           b) wykonywanie prac w zakresie robót konserwacyjnych i drobnych robót remontowych urządzeń i środków technicznych,

           c) utrzymywanie urządzeń w należytym stanie technicznym,

           d) utrzymywanie nieruchomości w należytym stanie estetycznym i sanitarno - porządkowym,

           e) zapewnianie prawidłowego funkcjonowania i nadzór nad gospodarką taborem samochodowym Starostwa,

           f) prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo - technicznym Starostwa,

          g) prowadzenie dokumentacji dotyczącej ewidencji wyposażenia, środków trwałych i wartości niematerialnych,

          h) obsługa techniczna komunikacji telefonicznej.

 

     11. Wykonywanie zadań wynikających z ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej i edukacji prawnej, w tym organizacja i nadzór w zakresie prawidłowego     funkcjonowania punktów nieodpłatnej pomocy prawnej udzielanej przez Powiat Kętrzyński, tj.:

         a) ustalanie harmonogramów pracy radców, adwokatów i organizacji pozarządowej prowadzącej działalność pożytku publicznego w punktach nieodpłatnej pomocy prawnej,

         b) zamieszczanie niezbędnych informacji na BIP w zakresie działania punktów nieodpłatnej pomocy prawnej wraz z ich terminową aktualizacją,

         c) rozliczanie i opisywanie merytoryczne faktur otrzymywanych od radców, adwokatów i organizacji pozarządowej udzielających porad prawnych oraz faktur w zakresie obsługi organizacyjno-technicznej zadania,

         d) zamawianie materiałów biurowych niezbędnych do wykonywania czynności w zakresie nieodpłatnej pomocy prawnej,

         e) sporządzanie sprawozdań z zakresu nieodpłatnej pomocy prawnej i terminowe jej przekazywanie.

    12. Dokonywanie analiz zawartych umów i wystawianych na ich podstawie faktur oraz opisywanie merytoryczne faktur dot. zużycia mediów i wykonanych usług na rzecz Starostwa.